人数で料金が増えないGoogle Workspaceの代わりを探すなら、オープンソースのNextcloudを使うのが代表的な方法です。ただし自社のサーバーで動かすには、サーバーの用意と更新・バックアップなどの運用が必要になります。株式会社AS LINKの「AI Back Office」は、Nextcloudなどを搭載した業務基盤を月1万円（税抜・2026年時点）・利用人数無制限で提供し、運用はAS LINKが担います。
なぜGoogle Workspaceは人数で料金が増えるのですか？
Google Workspaceは、利用するユーザー1人ごとに月額料金がかかる料金体系です。社員やアルバイトが増えるほどアカウント数が増え、毎月の費用も比例して増えます。最新の料金はGoogleの公式料金ページで確認できます。
人数課金そのものは、少人数の会社には分かりやすい仕組みです。一方で、店舗スタッフや外部の協力者にもアカウントを配りたい会社では、「全員に使ってほしいのに、人数を絞らざるを得ない」という悩みにつながります。
人数課金を避ける方法は？
| 方法 | 料金の考え方 | 必要な手間 | 向いている会社 |
|---|---|---|---|
| Nextcloudなどを自社サーバーで運用 | ソフトはオープンソースで無料。サーバー代がかかる | サーバー構築、更新、バックアップ、障害対応 | 社内にIT担当者がいる会社 |
| 容量に応じた料金のクラウドストレージ | 保存する容量に応じた定額 | ファイル共有以外のツールは別途用意 | 主にファイル共有を置き換えたい会社 |
| 運用付きの固定料金サービス（AS LINK「AI Back Office」） | 月1万円（税抜）・人数無制限 | 運用はAS LINKが担当 | IT担当者がいない中小企業 |
Nextcloudとは何ですか？
Nextcloudは、企業や個人が自分のサーバーで動かせるオープンソースの共同作業プラットフォームです。公式サイトによると、ファイルの保存と同期（Nextcloud Files）、チャットと音声・ビデオ通話（Nextcloud Talk）、カレンダー・連絡先・メール（Nextcloud Groupware）、LibreOfficeをもとにした共同編集のオフィス機能（Nextcloud Office）をそろえています。
ソフト自体にユーザー数の課金はないため、アカウントを何人分作っても費用は変わりません。かかるのは、動かすサーバーと運用の手間です。
自社で運用するときに気をつけることは？
- サーバーの用意：利用人数と保存容量に合ったサーバーを選び、設定する必要があります。
- 更新とセキュリティ：ソフトの更新やセキュリティパッチの適用を、継続して行う必要があります。
- バックアップ：障害や誤操作に備えて、定期的なバックアップと復元の手順が欠かせません。
- 担当者：これらを担う人が退職すると、運用が止まるリスクがあります。
IT担当者がいる会社なら自社運用は有力な選択肢です。担当者がいない中小企業では、運用まで任せられるサービスを選ぶほうが現実的です。
AI Back Officeでは何が使えますか？
AI Back Officeは、仮想マシン1台に次の機能をまとめて搭載した業務基盤です。月1万円（税抜・2026年時点）で、利用人数に制限はなく、最低契約期間もありません。
| 用途 | AI Back Officeの機能 |
|---|---|
| ファイル共有 | フォルダの共有、権限設定、共有リンク |
| チャット・会議 | 社内チャット、ビデオ会議 |
| メール・予定 | Webメール、カレンダー |
| 文書作成 | 文書・表計算・スライドをブラウザで編集できるOfficeソフト |
| 会計・請求 | ERP（会計・請求・受発注・プロジェクト管理） |
Google Workspaceにはない会計・請求の機能まで1つにまとまっているのが特徴です。さらに、チャットの指示で業務を自律的に進める「AI社員」（1名 月5万円・税抜）を追加すれば、書類の処理やSNS・LINEの対応などを任せられます。データは国内データセンター（兵庫県川西市）の完全プライベート環境で運用します。詳しくはAI Back Officeのページをご覧ください。
乗り換えはどう進めればよいですか？
- 使っている機能を洗い出す：メール、ファイル、カレンダー、共同編集など、実際に使っている機能と利用人数を整理します。
- 移すデータを決める：ファイルの量、メールの扱い、残すべき履歴を決めます。
- 小さく並行運用する：一部の部署から使い始め、問題がないか確かめます。
- 全体を切り替える：手順をまとめ、全員の利用を切り替えます。
AI Back Officeへの乗り換えを検討している場合は、使っているツールと人数を添えてAS LINKにご相談ください。
よくある質問
人数が増えても料金は変わりませんか？
AI Back Officeは利用人数に制限がなく、月1万円（税抜・2026年10月時点）のままです。
Googleドキュメントのように、ブラウザで文書を編集できますか？
はい。AI Back OfficeのOfficeソフトで、文書・表計算・スライドをブラウザ上で編集できます。
Nextcloudを自分で入れるのと何が違いますか？
ソフトは同じくオープンソースですが、AI Back Officeはサーバーの用意、更新、バックアップをAS LINKが担います。会計・請求のERPも最初から入っています。
データはどこに保存されますか？
AS LINKが運営する国内データセンター（兵庫県川西市）上の、お客様専用の環境に保存されます。
出典
お問い合わせ
株式会社AS LINK（大阪市中央区玉造1-6-22）
TEL 06-6940-6406（9:00〜18:30）／メール [email protected]
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